Jak aktivovat sdílené disky

Školy, které již dlouhodobě využívají Google Workspace for Education, často narážejí na problém se sdílením souborů, zejména při přidávání nových zaměstnanců do učitelských skupin.

Problém: Nový zaměstnanec nevidí dříve sdílené dokumenty

Pokud ve škole používáte Skupiny Google k organizaci týmů a sdílení dokumentů, možná jste se setkali s tím, že nový člen skupiny nevidí soubory, které byly sdíleny před jeho přidáním.

Důvodem je mechanismus Google Workspace, který neaplikuje sdílení zpětně. Dokumenty sdílené se skupinou jsou dostupné pouze pro členy, kteří byli ve skupině v době sdílení. Nově přidaní členové k těmto souborům přístup automaticky nezískají.

Řešení: Používejte sdílené disky

Nejlepším způsobem, jak tomuto problému předejít, je přestat používat tradiční sdílení souborů přes Google Disk a místo toho využít Sdílené disky.

Hlavní výhody sdílených disků:

• Automatický přístup pro všechny členy – každý, kdo je součástí sdíleného disku, automaticky vidí všechny soubory.
• Přístup nezávislý na jednotlivcích – soubory nevlastní konkrétní uživatel, ale škola/skupina.
• Snadná správa oprávnění – můžete přesně definovat, kdo může soubory upravovat, přidávat nebo mazat.
• Žádná ztráta souborů při odchodu zaměstnance – při odchodu zaměstnance zůstávají soubory zachovány a nejsou závislé na jeho účtu.

Jak zapnout sdílené disky v administrátorské konzoli Google Workspace?

Aby bylo možné sdílené disky používat, musí být nejprve povoleny v administrátorské konzoli. Toto nastavení je u řady škol defaultně vypnuto!

V admin konzoli klikněte Aplikace > Google Workspace > Disk a Dokumenty > Nastavení sdílení.

Vyhledejte položku Vytvoření sdíleného disku a zde vypněte „Zabránit uživatelům v organizační jednotce XY vytvářet nové sdílené disky“. Pokud toto nastavení uděláte v hlavní organizační jednotce školy, tak automaticky získá každý uživatel možnost vytvářet sdílené disky. V případě potřeby tak můžete toto nastavení aktivovat pouze pro organizační jednotku Zaměstnanci.

Nezapomeňte, že máte možnost např. povolit či zakázat uživatelům stahovat, kopírovat a tisknout soubory ze sdílených disků.

Z osobní zkušenosti doporučujeme aktivovat vytváření sdílených disků i pro žáky. Zejména pokud žáci u vás pracují na různých projektech, je pak takováto práce mnohem snazší. Nezapomeňte však nastavit limit úložiště na sdíleném disku.

Jak nastavit limit úložiště na sdíleném disku?

V admin konzoli klikněte Úložiště > Správa.

Zde následně, viz obrázek níže, vyberte požadovanou organizační jednotku, například žáci, a nastavte vámi vybraný limit.