Sdílené disky a jejich využití ve škole

Sdílené disky se na mnoha školách stávají již neodmyslitelnou součástí fungování běžné školní administrativy. Najdeme zde sdílenou sborovnu, důležité školní dokumenty, jednotlivé předmětové komise, popřípadě soubory k aktuálním školním projektům.

V následujícím článku se dozvíte základní informace o sdílených discích. Zaměříme se na důvody, proč vše přesunout na tyto disky, a zároveň vám ukážeme tipy a triky z této oblasti.

Jak sdílené disky fungují?

Sdílené disky se od normálních složek liší v mnoha ohledech. Především se jedná o prostor, kde jednotliví členové sdílejí vlastnictví všech souborů a složek. Na sdíleném disku není nikdo výlučným vlastníkem souborů a de facto se stávají majetkem vaší školy. To využijete zejména v případě, že vás některý ze zaměstnanců opustí a vy se rozhodnete jeho účet smazat. Za normálních okolností byste museli zkontrolovat veškeré soubory, které dotyčný vlastní či sdílí, a při mazání převést tyto soubory na někoho jiného. Zbytečně zdlouhavý a složitý proces. Obdobný problém může nastat při odstraňování žákovských účtů. Z vlastní zkušenosti vím, že jsou často žáci, kteří pořizují fotografie z různých exkurzí, školních akcí či výletů a následně své fotografie sdílí do vašich složek. V případě smazání jejich účtů byste o veškerou fotodokumentaci přišli. Tomu můžete jednoduše zabránit tím, že fotografie přesunete do sdílených disků. Fotografie se stávají majetkem celé domény.

Typy členů:

• Správce: má možnost spravovat členy, nahrávat, upravovat, přesouvat a mazat všechny soubory.
• Správce obsahu: může nahrávat, upravovat, přesouvat a mazat všechny soubory.
• Přispěvatel: má možnost upravovat všechny soubory a nahrávat nové soubory. Přispěvatel nemůže soubory přesouvat ani mazat.
• Autor komentářů: ke všem souborům může přidávat pouze komentáře.
• Čtenář: všechny soubory může pouze prohlížet.

Nezapomeňte, že soubory na sdíleném disku můžete sdílet i s lidmi, kteří nejsou členy vašeho sdíleného disku. Vše funguje stejně jako na vašem osobním disku. Při sdílení máte na výběr mezi rolí Čtenář, Komentátor a Editor (viz obrázek níže). Obdobným způsobem můžete sdílet složky ve sdíleném disku. Sdílet složky však mohou pouze správci.

Na sdílených discích můžete uživatelům, kteří mají roli Autor komentářů či Čtenář, dokonce zabránit v tisku, kopírování nebo stažení souboru. Klikněte pravým tlačítek na sdílený disk a následně přejděte na „Nastavení sdílených disků“. Poslední možnost ze tří zobrazených je „Čtenáři a autoři komentářů mohou stahovat, tisknout a kopírovat soubory“ – tuto možnost zrušte.

Nejdou vám přesouvat celé složky na sdílené disky? Víme, jak na to!

Vytvoření sdíleného disku je velmi jednoduché a nevyžaduje žádné odborné znalosti. Sdílené disky mají na Google disku svou samostatnou záložku a vytvoření je velmi intuitivní. Problém nastává ve chvíli, kdy na sdílené disky chcete přesunout celé složky, které jsou na vašem osobním disku. V řadě případů narazíte na zásadní problém. Složky nelze přesunout a od Googlu bližší informace nezískáte. Pouze se dozvíte, že nemáte oprávnění přesouvat soubor do této složky (viz obrázek).

V mnoha případech je řešení jednoduché. Postačí změnit nastavení sdílení, záložka „Spravovat členy“, a zde správně nastavit nejvyšší úroveň na „Správce„. Pozor! Nestačí úroveň „Správce obsahu“ (viz obrázek níže).

Komplikace nastanou ve chvíli, pokud se rozhodnete přesunout složku, která úplně celá není ve vašem vlastnictví. Typickým příkladem může být sdílená složka předmětové komise, kde řada členů již něco přidávala či upravovala. Zde může nastat podobný problém, který již ale nedokážete zvládnou bez zásahu administrátora.

V tomto případě musíte vytvořit speciální „Roli administrátora„.

Přejděte do vaší admin console a zde klikněte na ikonu „Role administrátorů“. Přesná cesta: https://admin.google.com/u/1/ac/roles

Klikněte na odkaz „Vytvořit novou roli„.

Svou novou roli pojmenujte. Například „Správce sdílených složek“ a klikněte na modré tlačítko „Pokračovat“.

V posledním kroku potvrďte vytvoření nové role a následně přiřaďte členy, kterým tato práva přidělíte. Například se může jednat o všechny předsedy předmětových komisí. Tato nová funkce nijak neovlivní ostatní nastavení a novým administrátorům nedáváte žádná další práva.

Udělejte si ve sdílených discích pořádek

Postupem času se vám množství sdílených disků bude jistě hromadit. Až do doby, kdy se stanou zcela nepřehlednými a vám nastane otázka, jak si zde udělat pořádek. Sdílené disky nelze nějak přesouvat a ani sdružovat do větších skupin. Z tohoto důvodu očekáváme, že v budoucnu zde Google přidá další funkce, které tento handicap budou řešit. V současné době existuje pouze jedno řešení… nepotřebné sdílené disky skrýt.

Na obrázku vidíte, že po kliknutí pravým tlačítkem na sdílený disk se vám nabídne možnost „Skrýt sdílený disk“. Takto jednoduše můžete všechny nepotřebné sdílené disky nechat „zmizet“. V případě potřeby pak tyto disky naleznete pod modrým odkazem „Skryté sdílené disky“ (viz obrázek níže).

Jak sdílený disk smazat?

Smazat můžete pouze ty sdílené disky, u kterých jste veden jako správce. Následně je nutné sdílený disk vyprázdnit, a to buď smazáním, nebo přesunem veškerého obsahu jinam. Pouze prázdný sdílený disk lze smazat.